¿Cómo se dimensiona correctamente un stock de repuestos?

19.05.2020

Los stock de repuestos son siempre un tema conflictivo dentro de las organizaciones ya que su necesidad o exigencia, depende mucho de la óptica corporativa con la cual se vea.

Para un departamento financiero, por ejemplo, un stock de repuestos puede ser visto como un activo dentro del balance de la empresa, que no aporta ningún valor para la misma y además, es de una complejidad altísima de controlar ya que su ubicación está distribuida. Además, muchos de los stocks para a ser mermas ya que por falta de control o porque jamás se utilizan, acaban desapareciendo o reciclados. Por tanto, para un departamento financiero los stocks inmovilizan dinero, no aportan valor y su control es complejo.

Como contrapartida, para un departamento de mantenimiento, un stock de repuestos generoso es de vital importancia y se considera como un salva vidas de los más importantes. En aplicaciones de alta disponibilidad, pongamos por ejemplo un tren urbano o metro y frente a un fallo de un equipo, tener un buen stock de repuestos en cada sitio donde los equipos puedan fallar y una buena estrategia de mantenibilidad, permite estar tranquilos y saber que la reacción podrá ser rápida para restablecer el servicio de la línea. Por tanto, para un departamento de mantenimiento el stock siempre es bajo (por mucho que haya) y por tanto, la inversión en el stock siempre se ve escasa. Justamente lo contrario a como lo veía un departamento financiero.

A la vez todo el mundo tiene claro que una falta de repuestos no puede precipitar tener un sistema caído y, por poner un ejemplo que por 100€ de un repuesto, no se deja una instalación o activo de 1.000M€ parado. De todos modos, es muy habitual echar de menos este repuesto de 100€ el día que se necesita, nunca antes.

Frente a esta divergencia de opiniones y puntos de vista la Ingeniería RAMS aporta estrategias para un cálculo de objetivo del stock de repuestos como una primera aproximación. Una vez hecho esta cálculo basando en la fiabilidad del equipo deberá contextuarlizarse la necesidad, aplicación y uso del sistema bajo análisis. Vamos a ver una buena lista de preguntas que debemos responder para sobredimensionar o reducir nuestro stock de repuestos: "+" significa cualitativamente que nuestro stock de repuestos debería tener más margen y por tanto augmentar; "-" significa que se dan las condiciones para optimizar el stock.

  1. ¿Estamos frente a una aplicación de alta disponibilidad?: SI+; NO-
  2. ¿Nuestros modos degradados son lo suficientemente buenos como para permitir una explotación digna del activo? SI-; NO+
  3. ¿Cuál la extensión geográfica de nuestro sistema? ¿"Somos" distribuidos o centralizados? Distribuidos+; Centralizados-
  4. ¿Es lenta la reparación de un equipo que no tenemos en stock? SI+; NO-
  5. ¿Tenemos equipos que están en periodo de su obsolescencia en su ciclo de vida? SI+; NO-
  6. ¿Tenemos implantado un sistema de Retorno de Experiencia que nos permite refinar las circunstancias de fallo y las tasas de disponibilidad? SI-; NO+
  7. ¿Tenemos un equipo cualificado (en cuanto a personal) de mantenimiento a nuestra disposición? SI-; NO+
  8. ¿Estamos trabajando en un ecosistema hostil, ya sea por la geografía, condiciones climáticas, etc.? SI+; NO-
  9. ¿Tenemos implantadas estrategias de alta disponibilidad como por ejemplo, redundancia de sistemas que nos permite mantener la explotación del activo? SI-; NO+
  10. ¿Dispongo de una herramienta informática para controlar y gestionar los repuestos, su ubicación y cantidad? SI-; NO+
  11. ¿Cómo de rápido soy en adquirir nuevo material de repuestos: tengo que lanzar una licitación porque soy una administración púbica (no puedo hacer una compra directa)? SI+; NO-
  12. ¿Cómo de rápido es mi proveedor en suministrar nuevos repuestos? Rápido-; Lento+
  13. ¿Utilizo de mi proveedor productos específicos hechos a medida para mi, es decir, producto NO genérico utilizado en muchas otras corporaciones como la mía? SI+; NO-
  14. ¿Tiene mi proveedor una política de stocks para dar servicio a sus clientes? SI-; NO+
  15. Tiene mi proveedor un servicio de post-venta a la altura de mis necesidades si tengo problemas serios y necesito su ayuda? SI-; NO+

Sin duda preguntas complejas de responder, tener en cuenta y aplicar en el cálculo de nuestro stock de repuestos.

Como norma general sí que podemos afirmar que cuando las inversiones son escasas, los costes de explotación aumentan ya que tienden a aparecer más averías, un alto coste posterior en mantenimiento y problemas de disponibilidad y seguridad considerables a lo largo del ciclo de vida del activo.

Por tanto, recomendamos desde Leedeo Engineering, hacernos no sólo estas preguntas el día que queramos diseñar nuestro stock de repuestos. Contestar estas preguntas mucho antes, durante el proceso de adquisición del activo, nos permitirá poner sobre la mesa la información correcta para una toma de decisión de adquisición seria, profesional y con altura de miras largoplacista. 


Una aproximación RAMS para un cálculo inicial de stocks de repuestos

El modelo RAMS más utilizado y más simple es el conocido como el de Stock de Capital o de Ciclo de Vida. Los parámetros imprescindibles y requeridos para el correcto cálculo de stock de repuestos son los siguientes:

  • La fiabilidad de nuestro equipo. Se debe conocer la tasa de fallos (λ) de nuestros componentes (para cada LRU, Line Replaceable Unit). Disponer de una elevada fiabilidad es garantía de éxito, ya que cuanto mayor sea la fiabilidad, menor será el stock de repuestos necesario.
  • También deberemos conocer las horas de funcionamiento en que se encuentre nuestro activo al día. Cuanto mayor tiempo en funcionamiento, mayor deberá ser nuestro stock de repuestos.
  • Se debe conocer el número total de años (ciclo de vida) durante el cual se quiere tener el equipo con repuestos y en servicio.
  • Finalmente, el último parámetro que también deberemos conocer es la cantidad total de componentes (qi) que dispone nuestro activo. De forma obvia, a mayor número de componentes, mayor será nuestro stock.

Para realizar el cálculo de stock de capital, tan solo deberemos multiplicar cada uno de los anteriores parámetros. Quedando una fórmula tan sencilla como la siguiente: 

Calculado este primer valor de aproximación teórico, es imprescindible contrastar estos valores obtenidos por los cálculos anteriores con la experiencia adquirida a lo largo de los años y sobredimensionar o reducir utilizando las 15 preguntas plasmadas en anteriormente.

Es importante comentar que en muchas ocasiones y debido a la utilización de componentes con altos valores de fiabilidad, la aplicación de la fórmula anterior podría dejar un equipo sin repuestos. No obstante, se recomienda siempre un stock mínimo de valor entre 1 o 2 en función del entorno y condiciones de aplicación.

Por lo contrario, si se quiere conocer el stock de repuestos de un componente LRU pero no se conoce su fiabilidad, se deberá estimar, por ejemplo, un stock de repuestos del 10% de la cantidad total (qi) de ese componente. 


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